Kontakt z organizatorem targów BOATEX
Niezależnie od tego, czy przygotowujesz się do udziału w charakterze wystawcy, planujesz przyjazd z grupą zorganizowaną, czy szukasz informacji o programie wydarzeń na scenie targowej – najszybszą drogą do właściwej osoby jest formularz kontaktowy. Wiadomość wysłana tą drogą trafia bezpośrednio do zespołu odpowiedzialnego za dany obszar, dzięki czemu nie krąży między działami i nie wymaga ponownego opisywania sprawy przy każdym kontakcie.
Formularz kontaktowy – jak wypełnić go dobrze
Aby odpowiedź mogła być konkretna i przyszła możliwie szybko, warto zadbać o kilka szczegółów. Formularz jest krótki, ale jego jakość zależy przede wszystkim od tego, co napiszesz w treści wiadomości. Podaj przede wszystkim:
- Dane kontaktowe i nazwę firmy – imię i nazwisko osoby prowadzącej sprawę, nazwę reprezentowanej marki oraz adres e-mail, na który ma trafić odpowiedź. Jeśli wolisz kontakt telefoniczny, zostaw numer wraz z dogodnymi godzinami połączenia.
- Temat sprawy – jedno zdanie, które od razu ustawia rozmowę we właściwym kontekście, np. rezerwacja powierzchni wystawienniczej, zabudowa stoiska, akredytacja prasowa, faktura lub zgłoszenie grupy.
- Konkretne pytania – zamiast ogólnego „proszę o informacje” lepiej wypisać punkty. Osobne pytanie o powierzchnię, osobne o media i przyłącza, osobne o terminy montażu. Taki układ ułatwia udzielenie pełnej odpowiedzi w jednej wiadomości.
- Wielkość i charakter zgłoszenia – przy wystawcach pomaga orientacyjna powierzchnia stoiska oraz liczba prezentowanych jednostek pływających, a przy grupach – deklarowana liczba uczestników i preferowany dzień zwiedzania.
Do wiadomości możesz dołączyć pliki, na przykład wstępny rysunek zabudowy, plan prezentowanych łodzi lub harmonogram działań na scenie. Im więcej materiałów na starcie, tym mniej pytań uzupełniających i krótsza droga do ustaleń.
Do kogo trafi Twoja wiadomość
Wystawcy i rezerwacja powierzchni
Sprawy związane z wyborem hali, wielkością działki wystawienniczej, warunkami uczestnictwa oraz rozliczeniami prowadzi zespół sprzedaży targów. To również właściwy adres, jeśli chcesz omówić obecność marki w strefach tematycznych poświęconych napędom elektrycznym, nawigacji cyfrowej czy materiom ekologicznym.
Obsługa techniczna na terenie MTP
Formularz usług technicznych służy do zamawiania przyłączy, energii, stoisk zabudowanych, wypożyczenia mebli i sprzętu oraz zgłaszania prac montażowych. Zgłoszenia techniczne mają własne terminy składania, dlatego warto nie odkładać ich na ostatni tydzień przed targami.
Media, akredytacje i marketing
Dziennikarze, redakcje branżowe oraz partnerzy promujący wydarzenie powinni kierować swoje pytania do zespołu komunikacji. Tu uzyskasz informacje o akredytacji, materiałach prasowych, logotypach do publikacji i możliwościach współpracy reklamowej przed edycją targów.
Zwiedzający, bilety i grupy zorganizowane
Pytania o godziny otwarcia, zasady wstępu, parkingi, szatnię i udogodnienia dla osób z ograniczoną mobilnością obsługuje punkt informacji dla zwiedzających. Zgłoszenia grup, w tym szkolnych i studenckich, przyjmowane są odrębnym formularzem – ze względu na komfort zwiedzania wizyty grup planowane są na wyznaczony dzień, więc warto zgłosić się z wyprzedzeniem.
Ile czekasz na odpowiedź
Wiadomości z formularza są przeglądane w dni robocze. Sprawy proste – pytanie o termin, dostępność powierzchni czy zasady akredytacji – zamykają się zwykle w ciągu jednego lub dwóch dni roboczych. Zapytania wymagające konsultacji z kilkoma działami, na przykład dotyczące nietypowej zabudowy z prezentacją jednostek pływających na wodzie, mogą zająć kilka dni. Jeśli sprawa jest pilna, zaznacz to w tytule wiadomości i podaj numer telefonu – wtedy zespół oddzwoni, gdy tylko zbierze potrzebne informacje.
Odpowiedź trafia na adres e-mail podany w formularzu. Warto sprawdzić folder ze spamem, zwłaszcza gdy piszemy z firmowej skrzynki z restrykcyjnymi filtrami. Jeżeli po kilku dniach nie ma reakcji, ponowna wiadomość z krótkim przypomnieniem i numerem zgłoszenia przyspieszy sprawę.
Zanim napiszesz
Wiele pytań powtarza się z roku na rok, dlatego część informacji znajdziesz od razu w serwisie – w zakładce dla wystawców (oferta uczestnictwa, regulaminy, usługi reklamowe i techniczne) oraz w dziale dla zwiedzających (bilety, dojazd, parkingi, regulamin). Jeśli po zapoznaniu się z tymi materiałami nadal masz wątpliwości – formularz jest właściwym miejscem, aby je rozwiać.